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【公司股東委託表決】公司法第177條 |22 |公開發行公司出席股東會使用委託書規則 |

11 月 3, 2022 公司

在《召集股東會:誕生吧!決議!》中,說明了在我國公司法規定下,股東會決議應通過哪些門檻才是已成立且有效的決議,本文將接續說明股東會的主角——股東,要如何在股東會前、股東會中表示意見,並行使持有股份中的表決權。

讓表決權甦醒

「委託書送達公司後,股東欲親自出席股東會或欲以書面或電子方式行使表決權者,應於股東會開會二日前,以書面向公司為撤銷委託之通知;逾期撤銷者,以委託代理人出席行使之表決權為準。」

從這個條文內容,我們可以看到三個重點,第一個是委託書,表徵著表決權是可以由他人代為行使的;第二個是親自出席股東會或以書面或電子方式行使,揭露了行使方式是多樣化的;第三個是撤銷,似乎代表著表示意見後還有反悔的可能性⋯⋯?

親自行使或委託

根據公司法規定,股東得於每次股東會時,使用公司印發的委託書,載明授權範圍後,委託代理人出席股東會,而無須親自到場行使。不過,每一股東一次只能委託一位代理人,而且,如果這位代理人不是股務代理機構,則最多僅能代為行使已發行股份總數表決權之百分之三的表決權,超過部分不僅無法表示意見,甚至不計入出席股東表決權數。(第177條第1至3項)

在公開發行公司的情況下,委託書甚至必須使用公司所印發的,假如是使用自行謄打、撰寫的委託書,將會落得無法表示意見,也不計入出席股東表決權數的下場,規定十分嚴謹。(公開發行公司出席股東會使用委託書規則第22條)

委託他人出席股東會時,還需注意期限問題。依據公司法的要求,委託書必須在股東會開會五日前(註1)送達該公司,因此股東需在此之前便找好代理人,填妥委託書後寄送至公司。當然,股東可以在送出委託書後反悔,如果是決定變更授權範圍或委託人,在開會五日前送達聲明撤銷前份委託的委託書,便能成功變更;如果是決定改為親自出席或以其他方式行使表決權,則必須在開會二日前以書面通知該公司,否則仍以代理人行使的結果為準。也就是說,只要是委託他人行使表決權,原則上都必須在開會五日前把最終決定送達給該公司,除非是打算改成自己行使,則送達期限可以寬限至開會二日前。(第177條第3、4項)

書面或電子投票

一般而言,股東會的存在即是透過股東行使表決權,共同讓決議結果誕生,成為公司的重大決策,是以公司在寄送股東會召集通知時,應該要將股東得行使表決權的方法記載於其上,以達寄送通知的目的;公司法規定亦如是,要求公司採行以書面或電子方式行使表決權的制度後,必須在股東會召集通知上載明,確保股東有機會喚醒沉睡在股份中的表決權。由於當公司的股東人數過於眾多時,表決權同意與否的計算將難上數倍,因此證券主管機關,也就是金管會,可以依據公司的規模、股東人數及結構,決定要不要強制該公司將電子方式列入表決權行使管道之一(註2)。(第177條之1第1項)

當股東決定採用親自出席或委託他人出席以外的方式,也就是書面或是電子方式,行使其持股所表彰的表決權時,公司法規定此時視同股東親自出席股東會,不過因為股東本人仍不在現場,無法就臨時動議或原議案的修正案表示意見,因此此部分的表決權行使結果將視為棄權。(第177條之1第2項)

股東以書面或電子方式行使表決權時,同樣須注意期限問題。根據公司法的要求,股東最晚要在開會二日前,將最終的意見送達至該公司,以便於公司股務單位計算。(第177條之2第1項)

在表決權可以以電子方式行使的現況下,不免讓人期待股東會的無實體化,不過,根據現行的公司法規定,只有非公開發行股票的公司,才能透過在章程訂定後,採行視訊會議方式進行股東會,至於公開發行股票公司仍必須要有實體會議。(第172條之2)這也間接導致了今年(2021年)在新冠肺炎疫情的肆虐下,上千家公開發行公司遲遲無法在防疫及遵法中兩全其美。終於在6月底,隨著疫情似見好轉,金管會公布了新聞稿,准允公開發行股票公司在依循集保公司所訂的作業指引後,可以召開實體股東會並以視訊輔助方式辦理(註3),在疫情的無心插柳下,也許完全的無實體化,就在不遠的將來。

撤銷

當股東反悔,想修正原先的決定,不管是變更委託代理人的授權範圍,或是變更以書面或電子方式行使的意見,或是將委託代理人出席、以書面或電子方式行使表決權改為親自出席,只要在法定期限內,以法定方式,均可以透過送達「撤銷前次決定」的意見予公司,達成目的。因此本段要說明的是,如果來不及撤銷,會有產生什麼結果,以及股東還可以做些什麼:

1.來不及撤銷委託代理:表決意見將以代理人依委託書上所記載的授權範圍行使表決權的結果為準,而由於未載明表決權授權範圍的委託書將被視為全權委託代理人行使(註4),因此即使股東親自出席股東會,亦無法再行使表決權,未表示過意見的臨時動議或原議案之修正案,均由代理人代為行使表決權。

2.來不及撤銷以書面或電子方式行使之意見:表決意見將以書面或電子方式行使表決權的結果為準,而股東在開會當日親自出席股東會時,仍可提出臨時動議,亦可就臨時動議加入表決(註5)。至於原議案之修正案,因為屬於原議案的延續,股東已經以其他方式表示過意見了,因此在禁反言原則下,即使親自到場,該股東仍無法加入表決。